İş yaşamında odaklanma süresini arttırmak için teknikler

Bugün 4 Mayıs, saat 19:45. Dışarıda ise cumartesi öğleden sonra teması hakim.

Coğrafi konumundan dolayı Danimarka, kış aylarının aksine uzun yaz günlerine sahip. Güneş en tepede olduğu noktadan batışına kadar, sanki hiç acelesi yokmuş gibi aheste aheste süzülüyor. Danimarka’ya sonradan göçen bizler ise zaman algımızı yitiriyoruz. Güneş o kadar geç batıyor ki; yitip gitmiş olan gündüzün farkına varamıyoruz. Yaşadığımız hayatlar da Danimarka yazlarına benziyor. Uzun yaz günleri sonra erdi, önümüzde karanlık bir kış bizi bekliyor.

Bu bağlamda odaklanma, sahip olduğumuz değerli hazineyi, zamanı korumak için en güçlü silahımız. En zor kazandığımız, en kolay kaybettiğimiz ve geri getiremediğimiz zaman, yüksek bir odaklanma olmadan ziyan olup gidiyor. Bu nedenle bu yazımda, hem iş hem de gündelik yaşantımda kendi odaklanma yöntemlerimi yazmayı planladım.

Kişisel ve iş ayrımı

Kariyerimin ilk yıllarında, şahsi bilgisayarım ve ofis bilgisayarım arasında hiç bir ayrım yoktu. Bilgisayarımı aslında kişisel bilgisayar olarak kullanıyor, ancak bunun yanında iş yerimdeki işlerimi de hallediyordum. Tarayıcımda kişisel e-posta hesabım, üyeliğimin bulunduğu sosyal medya hesapları, sürekli ziyaret ettiğim siteler her zaman açıktı. Elbette iş ortamında birincil vazifem görevlerimi yerine getirmekti. Ancak yorulduğum anlarda, gerek sosyal medya hesaplarıma gerekse ekşisözlük’e girerek bir miktar dinlenme sağlıyordum. Yorgunluğumu bir miktar azalttıktan sonra tekrar işe koyulmak zor değildi.

Bununla birlikte, bildirimlere karşı bir obsesyonum var. Henüz okunmamış bir bildirim bana rahatsızlık veriyor. Gelen bir e-postayı bir an önce okumak ve o kırmızı uyarı işaretini ortadan kaldırmak zorundayım. Bu sadece e-postalarla sınırlı değil. Her türlü mail, SMS ya da sosyal medya bildirimi benim için rahatsız edici. Bu davranışın altında yatan sebeplerle ilgilenmiyorum. Ancak bu durum beni bildirimlerimi odağımı dağıtıyor.

Tüm bunlar iş için kullanmam gereken zamandan çalıyordu. Bu kayıplar kimine göre çalışanın dinlenmesini sağlayan ve ihmal edilebilir kayıplar olarak görülebilir. Ben öyle düşünmedim ve yıllar önce iş bilgisayarımda iki ayrı tarayıcı sayfası (sekme değil, sayfa) tutmaya başladım. Böylece bildirimleri bir miktar göz ardı etmeyi başardım.

Belli bir süre sonra bu durumu bir adım ileri götürdüm ve iş bilgisayarımdaki hiç bir kişisel oturum bırakmadım. Ne bir mail adresi, ne de herhangi bir sosyal medya. Ancak oturum açmadan kullanabildiğim ekşisözlük hala bir sorundu. Bu nedenle daha da ileri giderek, iş bilgisayarımda ‘Kişisel’ ve ‘İş’ olmak üzere iki farklı kullanıcı hesabı oluşturdum. Bu iki hesap Apple ID’lerine kadar tamamen farklı. Elbette iş hesabından ekşisözlük’e girilebiliyor. Ancak bu keskin ayrım, tarayıcı geçmişinin kirlenmesi obsesyonum nedeniyle istediğim gibi çalışıyor. Sonuç olarak çalışma ortamımda kişisel kullanımlarımı sıfırladım.

Bunun doğal bir sonucu olarak, inanılmaz bir odaklanma süresi elde ettim. Bazı durumlarda, hiç bilgisayar başından kalmadan 2 saate kadar çalışabiliyorum. Elbette bu durum farklı sağlık sorunlarına yol açtığından amacım bu süreyi daha da arttırmak değil. Ancak istediğim zaman odaklanmamı sonlandırmak ve bir uyaran tarafından odağımın dağılması arasında ciddi bir fark var.

Kar, Dağlar, Deniz, Okyanus, Manzara Fotoğraf jhamel0210, pixabay

Context Switching

Bağlam değiştirme (Context Switching), dikkatinizi farklı görevler, projeler veya düşünce süreçleri arasında kaydırma eylemidir ve odaklanamama ve iş akışında kesintilere yol açar [1]. Bu etki kişiden kişiye farklılık gösterebilir. Bazı insanlarda ciddi sorunlara yol açarken, bazılarında herhangi bir etki olmayabilir. Ben, özellikle bildirimler yoluyla gelen uyaranlar nedeniyle odaklanma sorunu yaşıyordum. Okunmamış bildirim görmek istemediğimden, dikkatim farklı düşünceler üzerinde bülünüyordu.

İlk zamanlarda bu sorunu aşmak için bildirimleri görmezden gelmeye çalıştım. Ne bildirimi görmezden gelebildim, ne de o anki işime odaklanabildim. Bu nedenle basit ama etkili bir yöntem geliştirdim. Bir bildirim geldiğince onu hemen okuyorum. Ancak amacım bildirimle ilgili yapmam gereken şeyi hemen yapmak değil, sadece önem derecesini anlamak. Eğer önem derecesi yüksekse, tamamen o işe odaklanıyorum ve o iş tamamlanmadan başka bir işe geçmiyorum.

Eğer uyaran bir eposta ise ve önem derecesi yüksek değilse, olduğu gibi bırakıp asıl işime geri dönüyorum. Üzerinde çalışmadığım iş bitmeden epostaya geri dönmüyorum. Ancak işimi tamamen bitirdikten sonra eposta ile ilgileniyorum. Epostayı anlamak için yaptığım ufak geçiş bende ciddi bir odaklanma sorunu yaratmıyor. Ancak epostalar ile çalışırken, eposta kutumun temiz olmasına her zaman özen gösteriyorum. Gelen kutumda sadece ve sadece ilgilenmem gereken işler var. Geri kalan her şeyi arşivlerim. Böylece ilgilenmek zorunda olduğum epostaları kaybetmem.

Eğer uyaran Slack gibi bir anlık mesajlaşma uygulamasından geliyorsa, yine hızlıca göz geçirir ve önem derecesini anlarım. Eğer detaylı bir çalışma gerektiriyorsa, ya kendi notlarıma (Notion) eklerim ya da bir ticket (kullandığımız proje yönetim yazılımında söz konusu mesajla alakalı bir kayıt) açarım.

Tüm bu süreçte iki amacım var; (a) kritik olmayan her şeyi ertele ve (b) ertelediğin hiç bir işi unutma.

Stabiliteyi bozma tekniği

Benim uydurduğum bu teknik bende ve benim gibi obsesyon sahiplerinde işe yarayabilir. Ben hayatımın her alanında bir stabilite (istikrar, kararlılık, düzen) arayan birisiyim. Buna rağmen bir o kadar da tembelim! Keşke beni rahatsız eden düzensizlikleri birisi benim yerime düzenlese! Ama hayat hiç öyle değil ve tüm tembelliğime rağmen düzenleme işinde çok fena sayılmam.

Düzen takıntım nedeniyle, üzerinde çalıştığım kodların hali hazırda sahip olduğu düzen beni zorluyor. Örneğin; yeni bir özellik geliştirmeye başlayacağım anda, üzerinde çalıştığım program benim için stabiliyeyi temsil ediyor. Bu stabiliteyi seviyorum ve onu bozmak istemiyorum. Bu nedenle yeni bir işe başlamak benim için oldukça zor. İçimden bir türlü başlamak gelmiyor. Sosyal medya hesaplarımı en çok ziyaret ettiğim anlar bu anlar. Kaçacak bir nokta arıyorum.

Kaçma isteğimi fark ettikten sonra bu durumun üzerine gitmeye çalıştım ve ufak bir yöntem keşfettim. Düzeni çok sevdiğim ve düzensiz durumlar beni rahatsız ettiği için, yeni bir işe başlarken mevcut programın stabilitesini bozuyorum. Bu basit bir hata mesajı olabilir, ufak bir yorum ya da “TODO” etiketi olabilir, hiç fark etmez. Bir kez o stabilite bozulduktan sonra, obsesyonum motivasyonumu tetikliyor ve yeniden bir stabilite inşa edene kadar durmuyorum.

Eğer bu tarz bir takıntınız varsa, bu yöntem sizde de işe yarayabilir.

Keçi, Dağ, Vahşi Yaşam Fotoğraf ELG21, pixabay

Takvim kullanma

Son yıllardaki en büyük başarım bu olabilir. Hayatımın her anını takvimime eklemeyi başardım. Danca kursuna ne zaman gidiyorum, yıl dönümleri, Formula 1 yarışlarının ne zaman olduğu, evdeki elektronik aletlerin pillerinin kontrol edilme zamanları, akıllı süpürgenin rutin bakımı gibi aklınıza gelebilecek hemen her şey takvimde kayıtlı. Çünkü müthiş bir hafızaya sahip olmadığımı ve hemen her şeyi unutabileceğimi biliyorum. Takvim sayesinde hiç bir önemli bilgiyi kaçırmıyorum.

Ayrıca, gündelik hayatın koşturmacası arasında zaman algımızı yitiriyoruz. Örneğin her üç ayda bir mutfak aspiratörünün genel temizliği takvimde kayıtlı. Bu üç ayın ne kadar çabuk geçtiğine inanamazsınız! Her temizlik vakti geldiğinde, sanki çok kısa bir sürece önce yapmış olduğumu düşünüyorum. Takvim zamanı daha iyi anlamamı sağlıyor.

Takvim kullanma alışkanlığıma bir süre sonra eşim de dahil oldu. Bir etkinlik planladığımız zaman birbirimize etkinlik daveti yolluyoruz.

Takvim kullanımını o kadar ilerlettim ki; bir keresinde eski iş arkadaşlarımla online bir görüşme hazırlarken, tarih olarak yaklaşık 3 ay sonrasını seçtim. Böylece kimsenin mazereti ol(a)madı. :)

Müzik seçimi

Son olarak müzik seçiminden bahsetmek istiyorum. Doğru müzik seçiminin odaklanma ile arasında ciddi bir bağlantı olduğunu düşünüyorum.

Çalışma anında asla dinleyemediğim müzikler ilk defa dinlediğim müzikler. Müzik dinlemeyi seven bir insan olarak, yeni bir müzik dinlerken ona odaklanmayı seviyorum. Yeni bir müzik dinlemek üzerinde çalıştığım işe odaklamamı engel oluyor. Bunun yerine, çok iyi bildiğim müzikleri dinlemeyi tercih ediyorum. Her ölçüsünü bildiğim bir müzik motive olmama yardımcı oluyor.

Her ne kadar sıkı bir metal müzik dinleyicisi olsam da, yüksek motivasyon için film ve oyun müziklerini tercih ediyorum. Bu konuda çok iyi olan Interstellar, Kingdom of Heaven, Stronghold Crusader, Freedom Fighters ve The Last Samurai albümleri favorilerim.

Son sözler

Normalde son sözleri zamanın ne olduğuyla alakalı bir kaç söz yazarak bitirmek istiyordum. Ancak Gibi sayesinde yazacağım her şey komik olacak. Bu nedenle çok kıymetli olan zaman hakkındaki son sözü Gibi’ye bırakıyorum;